Ett helt nytt arbetssätt har utvecklats i Skönsmons hemtjänst i Sundsvall, som har lett till att de äldre blivit allt nöjdare och personalen trivs bättre på jobbet. De äldres behov och önskemål har stått i fokus under processens gång.
Det var under våren 2012 som omställningen till ett nytt sätt att arbeta inom hemtjänstgruppen Skönsmon tog sin början. Innan dess kom det mycket klagomål från de äldre på att det saknades kontinuitet då de kunde få besök av upp till 50 olika vårdbiträden i månaden. Håkan Nilsson, omvårdnadspersonal i Skönsmons hemtjänst, förklarar hur deras arbetssituation var då.
– Det blev svårt för våra kunder att uttrycka vad de tyckte och tänkte ordentligt för att de mötte nya ansikten i princip varje dag. Vi kunde inte ens säga vem som skulle komma på eftermiddagen. Med vårt nya system kan jag säga att jag kommer igen i morgon och i övermorgon och när jag är ledig kommer den personen.
Tidigare var det en schemaläggare som inte träffar de äldre som gjorde alla scheman och upplägget för arbetsdagarna var då tidsoptimerade och sysslorna som skulle utföras var listade till punkt och pricka.
– Vi fick ingen möjlighet att bestämma något själva. Det var tid och pengar som styrde. Många gånger lirkade jag med schemat och vi försökte lirka med tiderna så att det skulle fungera så bra som möjligt. Mådde kunden bra så mådde jag bra. Det är viktigt att kunna sitta ner och ge varandra möjligheten att prata och skapa en relation för både personalens och kundens skull.
Därför menar Nilsson att deras arbetssituation tidigare var långt ifrån optimal. En anställd på utvecklingenheten inom socialtjänsten hittade en ny arbetsmetod, Vanguardmetoden, som socialnämnden sedan beslutade skulle testas. En studie påbörjades för att samla in kunskap och information om vad som är värdeskapande och vad som kunde göras bättre. Grundtanken är att förändring måste baseras på kunskap.
– Vi ställde en massa frågor till våra kunder för det är deras åsikter och behov som är det viktigaste och ska stå i centrum. Syftet är att göra det bästa möjliga för de äldre. Sedan delade vi upp personalen i olika vårdgrupper och började arbeta på det nya sättet i liten skala. Vi testade med en person till en början, sedan två, tre och så vidare, berättar Nilsson.
I dag är det den personal som träffar de äldre som planerar, gör scheman och fattar beslut istället för chefer på högre nivå. I Skönsmons hemtjänstgrupp finns i dag tre vårdlag med tio medarbetare i varje grupp. Det innebär att de äldre numera får besök av max åtta till tio personer i månaden. Arbetsscheman görs sex veckor framåt för att kunna planera så bra som möjligt. Det nya arbetssättet utmanar det traditionella ledarskapet med en verksamhet som styrs uppifrån och ner och utgår numera ifrån att det är de äldre som bestämmer. Utifrån deras behov och önskemål har sedan verksamheten byggts upp.
– Nu går vi hem till samma personer regelbundet och det har blivit mycket enklare att följa upp vad som händer. Tidigare hade vi även att det stod toalettbesök klockan 10, 13 och 17 på våra scheman vilket är absurt. Vem kan göra ett toalettbesök exakt på en viss tid? Nu larmar de bara om de behöver hjälp eller vill gå på toaletten så kommer vi hem till dem då.
Och skillnaderna blev snart tydliga.
– Bara några veckor in i det nya sättet att jobba märkte vi förändring. Personalen mådde bättre och sjukfrånvaron minskade. Vi hade tid att ta hand om de äldre på ett helt annat sätt. Nu har vi tid att sitta ner och fika och göra lite andra saker som de vill ha hjälp med och inte bara det som tidigare stod listat på pappret. Vi har fått tid att lära känna kunderna ordentligt och de har lärt känna oss vilket är en oerhörd trygghet, säger Nilsson.
Och Nilsson ser inga fördelar med deras gamla arbetssätt.
– Vi har förändrat det mesta utifrån vårt gamla sätt att arbeta på och jag ser ingenting som skulle vara bra utifrån hur vi arbetade då. Det gick inte att påvisa förbättringar med ett system som styrdes utifrån att mäta tider och pengar.
Trots att ni tycker att ert nya arbetssätt blivit bättre – finns det något som kan bli ännu bättre?
– Vi försöker hela tiden att hitta nya sätta att förbättra oss på. Vi mäter varje månad hur nöjd kunden är med oss. På en skala från ett till tio får kunderna säga hur de tycker att vi skött oss den föregående månaden. Får vi en åtta eller nia frågar vi vad de tycker kan bli bättre och så ser vi till att förändra det till nästa månad. I snitt har vi tio varje gång för att de tycker att det är kanonbra som det är nu och klagomålen har minskat radikalt, avslutar Nilsson.
Den nya arbetsmetoden, som även kommit att kallas Skönsmomodellen, håller nu på att införas som arbetssätt i hela Sundsvalls kommun.
