Sverige tar över som EU:s ordförandeland den 1 januari. Någon vecka senare har hela EU-kommissionen bjudits in till Kiruna. Påbud har utgått om att packa varma kläder och att räkna med lynnigt väder.

– Har vi tur blir det vykort, förhoppningsvis kompletterat med norrsken, men har vi otur kan det vara snöstorm. Det har vi tänkt på och försöker hantera, säger Jens Granlund, chef för mötessekretariatet som organiserar alla möten i Sverige.

Exakt vad kommissionärerna och tillresta europeiska journalister ska få se är hemligt än så länge, av säkerhetsskäl. Men statsminister Ulf Kristersson (M) har sagt att det blir övernattning i ishotellet i Jukkasjärvi och ett besök på rymdbasen Esrange är också inplanerat.

– Vi vill visa upp Kiruna och Norrbotten, den stora industriella, gröna omställningen som sker där. Vi vill visa att det pågår något spännande och viktigt, säger Jens Granlund.

Säkerhet kostar

Hittills har totalt 1,25 miljarder kronor budgeterats för det svenska ordförandeskapet. Kostnaderna gäller för 2021-2023, varav det mesta – 860 miljoner – infaller 2023.

Utöver de 1,25 miljarderna har polisen fått 400 miljoner extra för att ansvara för säkerheten runt de möten som hålls i Sverige. Och 20 miljoner har avsatts för att det behövs extra regeringsflyg.

Det är tredje gången som Sverige är EU-ordförande. Jämfört med 2001 och 2009 har kraven på säkerheten höjts ordentligt. Då hölls många ministermöten ute i landet, inte sällan i de svenska ministrarnas hembygd.

Nu kommer tolv ministermöten och större delen av de 150 möten som anordnas i Sverige hållas i ett konferenscenter i närheten av Arlanda flygplats. Det underlättar säkerhetsarrangemangen och blir mer kostnadseffektivt. Dessutom slipper Stockholmstrafiken blockeras när ministrar ska transporteras.

Så hur gör man för att sprida en positiv bild av Sverige trots att omgivningen består av motorväg och möteslokalen ligger i opersonlig konferensmiljö?

– Vi kommer att inreda på ett sätt så att man känner att det är svenskt. Vi jobbar mycket med ljussättningen, men även med typisk svensk design, säger Jens Granlund.

Runt 40 möten kommer dock att hållas utanför Stockholmsområdet. Det handlar om möten på lägre nivå, där det inte krävs samma säkerhetsarrangemang.

Boostad personal

Under det första halvåret 2023 kommer svenska ministrar och tjänstemän att leda förhandlingar under cirka 2 000 möten i främst Bryssel och Luxemburg. Det är också där en stor del av kostnaderna för ordförandeskapet ligger. Den svenska EU-representationen i Bryssel har biffats upp ordentligt från 120 till cirka 200 anställda.

Även mötessekretariatets drygt 60 anställda ingår i budgeten, liksom ett särskilt kommunikationssekretariat. Det ingår också catering, transporter och personal som ska lotsa de runt 17 000 delegaterna som väntas hit. Däremot får alla utom ministrarna själva stå för sina hotellkostnader.

Tidigare har det delats ut generöst med gåvor från en del ordförandeländer, till exempel irländsk whiskey och finländska Nokiatelefoner. Men eurokrisen innebar att det drogs ner rejält på presenterna. Under 2009 delade Sverige ut en randig, blågul slips, som fortfarande kan ses på tjänstemän i EU-kvarteren i Bryssel. Och 2023 års ordförandeskap tänker fortsätta på slipslinjen.

– Tanken är att vi inte ska ha några gåvor, förutom slipsar och scarves, säger Jens Granlund.